Rejestracja działalności gospodarczej w Polsce opiera się na dwóch rejestrach: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. O tym, który z nich jest właściwy, rozstrzyga forma prawna, a nie skala zamierzonego przedsięwzięcia. Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480) działalność gospodarczą podejmuje się w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG albo po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.
Poniższy tekst opisuje przebieg tej procedury oraz obowiązki rejestracyjne, które się z nią wiążą. Nie rozstrzyga, która forma prawna ani która forma opodatkowania jest korzystniejsza. Progi i kwoty składek zmieniają się co roku, dlatego opisany jest zarówno mechanizm ich ustalania, jak i wartości obowiązujące w 2026 roku, każda z podaniem instytucji i daty ogłoszenia. Stan prawny na sierpień 2026.
Dwa rejestry i różnica między nimi
CEIDG obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym wspólników spółek cywilnych. Zasady wpisu określa ustawa z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. 2018 poz. 647, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 30). Art. 13 tej ustawy stanowi, że wniosek o wpis do CEIDG jest wolny od opłat. Wniosek składa się elektronicznie albo papierowo w wybranym urzędzie gminy.
Rejestr przedsiębiorców KRS obejmuje spółki prawa handlowego, a prowadzą go sądy rejestrowe. Według serwisu biznes.gov.pl, stan na sierpień 2026, wniosek o wpis spółki do KRS składa się wyłącznie w postaci elektronicznej – przez Portal Rejestrów Sądowych albo przez system S24, jeżeli umowa spółki powstała na wzorcu udostępnionym w tym systemie. Wnioski papierowe nie podlegają rozpoznaniu.
Formy prawne a zakres odpowiedzialności
Formy prawne różnią się przede wszystkim tym, czyim majątkiem odpowiada się za zobowiązania. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada majątkiem osobistym. W spółce cywilnej odpowiedzialność wspólników jest solidarna. W spółkach kapitałowych jest inaczej. Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcjonariusze nie odpowiadają za jej zobowiązania, odpowiada za nie sama spółka.
Z formą prawną wiąże się też próg kapitałowy. Według serwisu biznes.gov.pl, stan na sierpień 2026:
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – kapitał zakładowy co najmniej 5000 zł, wartość pojedynczego udziału nie niższa niż 50 zł,
- prosta spółka akcyjna, funkcjonująca od 1 lipca 2021 r. – kapitał akcyjny od 1 zł,
- spółka akcyjna – kapitał zakładowy 100 000 zł.
Wysokość kapitału nie jest miarą wiarygodności spółki ani jej zdolności do zaciągania zobowiązań. Progi te określa Kodeks spółek handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18) w art. 154, 3003 i 308.
Granica działalności nierejestrowanej
Prawo przedsiębiorców przewiduje próg, poniżej którego drobna aktywność zarobkowa nie stanowi działalności gospodarczej i nie wymaga wpisu do ewidencji. Konstrukcja tego progu uległa zmianie. Ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych oraz wsparcia przedsiębiorczości (Dz.U. 2025 poz. 1168) zastąpiła limit miesięczny limitem kwartalnym, z mocą od 1 stycznia 2026 r. Obowiązujące brzmienie art. 5 ust. 1 stawia dwa warunki łącznie. Przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia, a osoba nie wykonywała działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Publikacje sprzed 2026 r. opisujące limit miesięczny odnoszą się do stanu uchylonego.
Wartość progu wyznacza minimalne wynagrodzenie, od 1 stycznia 2026 r. wynoszące 4806 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1242). Limit kwartalny na 2026 r. biznes.gov.pl podaje w wysokości 10 813,50 zł (5 maja 2026 r.), a po jego przekroczeniu na wpis do CEIDG pozostaje 7 dni.
Zgłoszenia wobec ZUS i administracji skarbowej
W przypadku CEIDG zgłoszenia rejestracyjne nie są odrębnymi wizytami w urzędach. Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o CEIDG integralną częścią wniosku o wpis jest żądanie wpisu do rejestru REGON, zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego w zakresie NIP oraz zgłoszenia płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Do wniosku dołącza się też zgłoszenie do ubezpieczeń oraz, jeżeli dotyczy, zgłoszenie rejestracyjne w zakresie VAT.
Odrębny termin dotyczy samego objęcia ubezpieczeniem. Art. 36 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199) przewiduje 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego ogłaszanego na dany rok kalendarzowy – stąd coroczna zmiana kwot, mimo niezmienionej treści przepisu.
Podstawy wymiaru i kwoty składek w 2026 roku
Prognozowane przeciętne wynagrodzenie przyjęte na 2026 r. do ustalenia rocznego ograniczenia podstawy wymiaru wynosi 9420 zł, a samo ograniczenie 282 600 zł (obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 listopada 2025 r., M.P. 2025 poz. 1206).
Dla nieuprawnionych do ulg Zakład Ubezpieczeń Społecznych podaje w 2026 r. podstawę 5652 zł, przy której składki społeczne wynoszą 1926,76 zł z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym i 1788,29 zł bez niego. Preferencyjna podstawa z art. 18a to 1441,80 zł, a składki – 456,18 zł oraz 420,86 zł (ZUS, 2 lutego 2026 r.).
Ulga na start obejmuje wyłącznie ubezpieczenia społeczne, składka zdrowotna pozostaje należna. Przy skali i podatku liniowym jej podstawa w roku składkowym rozpoczętym 1 lutego 2026 r. nie może być niższa niż 4806 zł, czemu odpowiada składka 432,54 zł (ZUS, 2 lutego 2026 r.).
Forma opodatkowania i termin jej wyboru
Wybór formy opodatkowania jest decyzją z terminem ustawowym, a nie czynnością pozostawioną uznaniu w czasie. Według serwisu biznes.gov.pl, stan na sierpień 2026, oświadczenie o wyborze podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w roku podatkowym. Gdy pierwszy przychód przypadł w grudniu, termin biegnie do końca roku podatkowego. Brak oświadczenia oznacza opodatkowanie według skali podatkowej. Samo oświadczenie może zostać złożone razem z wnioskiem o wpis do CEIDG, na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o CEIDG.
Katalog form zawęził się w stosunku do opisów z lat wcześniejszych. Karta podatkowa pozostaje dostępna wyłącznie dla podatników kontynuujących tę formę, czyli opodatkowanych nią w 2021 r.; osoby rozpoczynające działalność nie mogą jej wybrać (biznes.gov.pl, stan na sierpień 2026).
Skala podatkowa z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592) ma dwa przedziały. Do 120 000 zł podstawy podatek wynosi 12% minus kwota zmniejszająca 3600 zł, powyżej tej granicy – 10 800 zł oraz 32% nadwyżki. Stawka podatku liniowego to 19% (art. 30c). Ryczałt ogranicza limit 2 000 000 euro przychodu z roku poprzedniego, przeliczany średnim kursem NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego, przy czym limit ten nie dotyczy rozpoczynających działalność w danym roku (art. 4 ust. 2 i art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, Dz.U. 2025 poz. 843). Odrębne terminy rządzą wpłatą zaliczek.
Rejestracja na potrzeby podatku od towarów i usług
Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie VAT składa się naczelnikowi urzędu skarbowego przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu (art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775).
Od 1 stycznia 2026 r. próg zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez podatku, wcześniej było to 200 000 zł. Zmianę art. 113 ust. 1 wprowadziła ustawa z 24 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 896), a tę samą wartość podaje biznes.gov.pl (5 maja 2026 r.). W roku rozpoczęcia działalności próg liczy się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia, a po przekroczeniu zwolnienie traci moc od czynności, którą przekroczono tę kwotę (art. 113 ust. 9 i 10).
Ulgi w składkach jako instytucje prawne
Ulgi w składkach nie są uznaniowymi zniżkami, lecz instytucjami opisanymi w przepisach, z własnymi przesłankami. Ulga na start wynika z art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Przepis zwalnia z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych przez 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności. Przesłanki są trzy – działalność podejmowana po raz pierwszy albo ponownie po co najmniej 60 miesiącach od jej zawieszenia lub zakończenia, status osoby fizycznej oraz brak wykonywania jej na rzecz byłego pracodawcy. Uprawnienie ma charakter fakultatywny, bo ust. 2 dopuszcza rezygnację przez zgłoszenie do ubezpieczeń.
Po tym okresie zastosowanie znajduje art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przez pierwsze 24 miesiące kalendarzowe prowadzenia działalności podstawę wymiaru stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia. Mały ZUS plus opiera się na art. 18c tej ustawy i wiąże podstawę wymiaru z dochodem. Warunkiem wejścia jest roczny przychód z działalności w poprzednim roku kalendarzowym nieprzekraczający 120 000 zł. Ustalona podstawa nie może przekroczyć 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ani być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje też limit czasowy. Art. 18c ust. 11a, dodany ustawą z 21 maja 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 769), dopuszcza tę podstawę przez 36 miesięcy kalendarzowych w każdym okresie 60 miesięcy prowadzenia działalności.
Wysokość składek i progów w danym roku nie wynika z brzmienia samych przepisów. Decydują o niej corocznie ogłaszane wielkości minimalnego wynagrodzenia i prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
Rynek, na którym takie firmy szukają siedziby, opisano osobno w tekście o rynku powierzchni biurowych.
Źródła: teksty jednolite ustaw z ELI API Sejmu – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2025 poz. 1480), ustawa o CEIDG (Dz.U. 2026 poz. 30), ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199), ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 775) wraz z ustawą zmieniającą z 24 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 896), ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592), ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym (Dz.U. 2025 poz. 843), Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18), ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2025 poz. 869). Kwoty na 2026 rok – obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 listopada 2025 r. (M.P. 2025 poz. 1206), rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242), informacja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wysokości składek w 2026 r. z 2 lutego 2026 r. oraz serwis biznes.gov.pl Ministerstwa Rozwoju i Technologii (aktualizacja 5 maja 2026 r.). Stan prawny sprawdzony 17 sierpnia 2026 roku.