Podatnicy osiągający dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej wpłacają zaliczki na podatek dochodowy bez wezwania organu, w trakcie roku podatkowego (art. 44 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592). Terminy wyznacza art. 44 ust. 6. Zaliczki miesięczne przypadają na 20. dzień każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, kwartalne – na 20. dzień miesiąca następującego po kwartale, a zaliczka za ostatni miesiąc albo ostatni kwartał roku – na 20 stycznia roku następnego.
Data 20 stycznia zachowuje więc znaczenie jako ustawowy termin płatności ostatniej zaliczki. Nie jest natomiast terminem zawiadomienia o wyborze formy opodatkowania ani o sposobie wpłacania zaliczek.
Kto wpłaca zaliczki i w jakich terminach
Obowiązek wpłaty powstaje od miesiąca, w którym dochód przekroczył kwotę stanowiącą iloraz kwoty zmniejszającej podatek oraz najniższej stawki podatku z pierwszego przedziału skali (art. 44 ust. 3 pkt 1). Zaliczkę za dalsze miesiące stanowi różnica między podatkiem od dochodu narastająco a sumą zaliczek już wpłaconych; przy podatku liniowym podatek liczy się zgodnie z art. 30c (art. 44 ust. 3f). Art. 44 ust. 6 nie przewiduje dziś odstąpienia od ostatniej zaliczki po wcześniejszym złożeniu zeznania i zapłacie podatku.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ma reżim odrębny – wpłata do 20. dnia następnego miesiąca, a przy rozliczeniu kwartalnym do 20. dnia miesiąca po kwartale, w obu wypadkach za ostatni okres roku do 20 stycznia (art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843). Przychody z najmu, podnajmu i dzierżawy poza działalnością gospodarczą podlegają wyłącznie ryczałtowi (art. 9a ust. 6), więc nie rozlicza się ich zaliczkami według art. 44.
Zaliczki kwartalne i forma uproszczona
Zaliczki kwartalne przysługują małym podatnikom oraz podatnikom rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej w rozumieniu art. 22k ust. 11 (art. 44 ust. 3g i 3h). W ryczałcie rozliczenie kwartalne obejmuje rozpoczynających działalność oraz podatników, których przychody w roku poprzedzającym nie przekroczyły równowartości 200 000 euro (art. 21 ust. 1b).
Forma uproszczona to wpłata 1/12 kwoty obliczonej od dochodu z działalności wykazanego w zeznaniu złożonym rok wcześniej, a gdy dochodu tam nie wykazano – dwa lata wcześniej (art. 44 ust. 6b); przy opodatkowaniu według art. 30c liczy się ją stawką 19% (art. 44 ust. 6h). Stosuje się ją przez cały rok podatkowy (art. 44 ust. 6c); nie obejmuje podatników, którzy po raz pierwszy podjęli działalność w danym roku albo w poprzedzającym (art. 44 ust. 6e).
Kiedy wpłatę uznaje się za dokonaną
O dochowaniu terminu rozstrzyga dzień zapłaty w rozumieniu art. 60 § 1 Ordynacji podatkowej. Przy zapłacie gotówką jest to dzień wpłacenia kwoty w kasie organu podatkowego albo na jego rachunek, przy poleceniu przelewu – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, a przy innym instrumencie płatniczym – dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej (art. 60 § 1 pkt 1 i 2). Wpłata na rachunek urzędu skarbowego realizowana jest przy użyciu indywidualnego rachunku podatkowego, nazywanego mikrorachunkiem podatkowym (art. 61b § 1).
Gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 12 § 5). Od 1 października 2026 r. przepis ten mówi o ostatnim dniu terminu do wykonania czynności – zmianę wprowadza art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 846).
Zaległość podatkowa i odsetki za zwłokę
Zaliczka niezapłacona w terminie płatności jest zaległością podatkową (art. 51 § 2 Ordynacji podatkowej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622). Odsetki za zwłokę nalicza się od nieuregulowanych zaliczek w części przekraczającej podatek należny za okres rozliczeniowy (art. 53 § 2), od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności (art. 53 § 4), bez wezwania organu; wpłata niepokrywająca całości dzieli się proporcjonalnie na zaległość i odsetki (art. 55).
- Stawka – suma 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego i 2%, nie mniej niż 8% (art. 56 § 1). Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 marca 2026 r. (M.P. 2026 poz. 269) ogłasza stawkę 10,50% w stosunku rocznym, obniżoną 5,25% i podwyższoną 15,75%.
- Stawka obniżona – korekta deklaracji w ciągu sześciu miesięcy od upływu terminu jej złożenia i zapłata zaległości w ciągu siedmiu dni od korekty; poza zakresem korekty po zawiadomieniu o kontroli i w wyniku czynności sprawdzających (art. 56a).
- Wzór – kwota zaległości pomnożona przez liczbę dni zwłoki i stawkę roczną, podzielona przez 365 (§ 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r., tekst jednolity Dz.U. 2021 poz. 703).
- Próg – odsetek nie nalicza się, gdy ich wysokość nie przekroczyłaby trzykrotności opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego za traktowanie przesyłki listowej jako poleconej (art. 54 § 1 pkt 5). Kwotę odsetek zaokrągla się do pełnych złotych (art. 63 § 1).
Stawka podwyższona pozostaje poza zakresem podatku dochodowego, bo ustawa wiąże ją wyłącznie z zaległościami w podatku od towarów i usług oraz w podatku akcyzowym (art. 56b). Wszystkie trzy stawki zmieniają się w stopniu odpowiadającym zmianie podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, począwszy od dnia, w którym stopa ta uległa zmianie (art. 56c), a minister właściwy do spraw finansów publicznych ogłasza ich wysokość obwieszczeniem w Monitorze Polskim (art. 56d). Jeżeli zaległość trwała w okresach o różnych stawkach, odsetki nalicza się odrębnie za każdy z tych okresów, a zaokrągleniu podlega dopiero ich suma (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).
Do kiedy naliczają się odsetki od zaliczek
Odsetki od zaliczek nalicza się do dnia złożenia zeznania za rok podatkowy, a w razie niezłożenia go w terminie – na ostatni dzień terminu jego złożenia (§ 4 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia). Tę samą cezurę stosuje organ podatkowy w decyzji wydanej po zakończeniu roku (art. 53a § 1 Ordynacji podatkowej). Zeznanie składa się od 15 lutego do 30 kwietnia, a różnicę między podatkiem należnym a sumą zapłaconych zaliczek – przed upływem terminu na jego złożenie (art. 45 ust. 1 i ust. 4 pkt 1).
Opłata prolongacyjna pozostaje instytucją odrębną. Organ ustala ją w decyzji o odroczeniu terminu płatności albo rozłożeniu należności na raty (art. 67a § 1 pkt 1 lub 2), w wysokości równej obniżonej stawce odsetek (art. 57 § 1 i § 2). Sama zwłoka we wpłacie zaliczki nie jest przesłanką jej ustalenia.
Na poczet czego organ zalicza wpłatę
Zobowiązania z tytułu zaliczek mają własną regułę kolejności – dokonaną wpłatę zalicza się na poczet zaliczki o najwcześniejszym terminie płatności (art. 62 § 2). Przy zobowiązaniach z różnych tytułów rozstrzyga wskazanie podatnika, a w jego braku najwcześniejszy termin płatności; gdy terminy już upłynęły, wpłata pokrywa zaległość o najwcześniejszym terminie płatności we wskazanym podatku (art. 62 § 1). Koszty doręczonego upomnienia pokrywane są w pierwszej kolejności (art. 62 § 1a), a ich wysokość wynosi 16 zł (§ 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 5 stycznia 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 67, stan na 17 sierpnia 2026 r.).
Ulgi w spłacie i odpowiedzialność karna skarbowa
Odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek organ podatkowy może odroczyć albo rozłożyć na raty na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym (art. 67a § 1 pkt 2). Ten sam przepis pozwala umorzyć w całości albo w części zaległość podatkową, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną (pkt 3), a umorzenie zaległości pociąga za sobą umorzenie odsetek w części odpowiadającej umorzonej kwocie (art. 67a § 2).
Odrębną płaszczyzną pozostaje odpowiedzialność karna skarbowa. Podatnik, który uporczywie nie wpłaca podatku w terminie, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art. 57 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 633), przy czym określenie „podatek” obejmuje w tym rozdziale również zaliczkę na podatek (art. 53 § 30 pkt 1). Sąd może odstąpić od wymierzenia kary, jeżeli przed wszczęciem postępowania wpłacono w całości należny podatek (art. 57 § 2).
Zgłoszenie formy opodatkowania i sposobu wpłacania zaliczek
Oświadczenie o wyborze podatku liniowego składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu z działalności w roku podatkowym, albo do końca roku, jeżeli przychód ten przypadł w grudniu (art. 9a ust. 2). Wybór obowiązuje w latach następnych aż do rezygnacji zgłoszonej w tym samym terminie (art. 9a ust. 2b). Ten sam termin dotyczy oświadczenia o opodatkowaniu ryczałtem (art. 9 ust. 1 ustawy o ryczałcie).
Sposób wpłacania zaliczek zgłasza się natomiast po zakończeniu roku. O zastosowaniu zaliczek kwartalnych oraz formy uproszczonej podatnicy informują w zeznaniu za rok, w którym je stosowali (art. 44 ust. 3i i ust. 6d); dla ryczałtu kwartalnego regułę tę zawiera art. 21 ust. 1c. Odrębne zawiadomienie przed rozpoczęciem roku nie występuje w obecnym stanie prawnym.
Utrata prawa do opodatkowania według art. 30c w trakcie roku, wskutek świadczenia usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy odpowiadających czynnościom wykonywanym wcześniej w ramach stosunku pracy, rodzi obowiązek wpłacenia zaliczek od dochodu osiągniętego od początku roku, obliczonych według skali podatkowej, wraz z odsetkami za zwłokę od zaległości z tytułu tych zaliczek (art. 9a ust. 3).
Źródła: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592 (obwieszczenie Marszałka Sejmu z 17 kwietnia 2026 r.); Ordynacja podatkowa – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622 (obwieszczenie Marszałka Sejmu z 22 kwietnia 2026 r.); ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843; Kodeks karny skarbowy – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 633; rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej – tekst jednolity Dz.U. 2021 poz. 703; rozporządzenie w sprawie wysokości kosztów upomnienia – Dz.U. 2021 poz. 67; obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 marca 2026 r. w sprawie stawek odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych – M.P. 2026 poz. 269; ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2026 poz. 846. Stan na 17 sierpnia 2026 r.