Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur wszedł w życie 1 lutego 2026 roku, ale przez pierwsze dwa miesiące obejmował wyłącznie podatników, u których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych; pozostałych objął 1 kwietnia 2026 roku – tak stanowi art. 145l ustawy o podatku od towarów i usług w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 roku (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), stan na 18 września 2026 roku. Dwa dalsze przepisy epizodyczne, art. 145m i art. 145n, pozwalają jeszcze do 31 grudnia 2026 roku wystawiać faktury elektroniczne i papierowe w wąsko zakreślonych przypadkach.
Obowiązujące dziś brzmienie terminu startu jest trzecim z kolei. Pierwotny termin wyznaczono na 1 lipca 2024 roku, potem przesunięto go na 1 lutego 2026 roku, a ustawa z sierpnia 2025 roku rozbiła jedną datę na dwa etapy i przesunęła sankcje na 1 stycznia 2027 roku. Każde z tych brzmień ma własną sygnaturę Dziennika Ustaw i każde da się wskazać co do jednostki redakcyjnej.
Poniżej opisany jest stan po wszystkich przesunięciach: które terminy już biegną, które odroczenia kończą się z końcem 2026 roku, kogo obowiązek nie obejmuje i który przepis to dziś rozstrzyga.
Od kiedy faktura ustrukturyzowana jest obowiązkowa
Obowiązek wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, dodanego ustawą z 16 czerwca 2023 roku (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598). Przepis brzmi krótko: podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Datę wejścia w życie wyznacza art. 23 tej samej ustawy, który po zmianie z 2024 roku wskazuje 1 lutego 2026 roku.
Rozłożenie startu na dwa etapy jest osobną konstrukcją. Przepisy epizodyczne pozwalały części podatników wystawiać między 1 lutego a 31 marca 2026 roku faktury elektroniczne lub papierowe, mimo że formalnie należeli już do grona obowiązanych. Kryterium etapu pierwszego nie jest wielkość firmy ani liczba pracowników, tylko łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem osiągnięta w 2024 roku.
| Data | Co się zmienia | Podstawa |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wejście w życie przepisów o obowiązkowym KSeF | art. 23 ustawy poz. 1598 w brzmieniu z Dz. U. 2024 poz. 852 |
| 1 lutego 2026 | faktura ustrukturyzowana dla podatników o sprzedaży wraz z podatkiem powyżej 200 000 000 zł za 2024 rok | art. 145l ustawy o VAT |
| 1 kwietnia 2026 | faktura ustrukturyzowana dla pozostałych podatników, poza przypadkami z art. 145m i art. 145n | upływ okresu z art. 145l ustawy o VAT |
| 31 grudnia 2026 | koniec odroczeń dla faktur do 10 000 zł miesięcznie oraz dla kas rejestrujących | art. 145m i art. 145n ustawy o VAT |
| 1 stycznia 2027 | sankcje, nowe brzmienie obowiązku paragonowego oraz numer faktury przy płatności | art. 23 pkt 4 i art. 17 ustawy poz. 1598 w brzmieniu z Dz. U. 2025 poz. 1203 |
Wszystkie trzy przepisy epizodyczne, czyli art. 145l, art. 145m i art. 145n, mają dziś brzmienie nadane ustawą z 5 sierpnia 2025 roku (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), stan na 18 września 2026 roku.
Skąd wzięła się obecna data startu
Łańcuch ma cztery ogniwa. Ustawy z 2021 i 2023 roku zmieniały bezpośrednio ustawę o podatku od towarów i usług, ustawa z 2024 roku zmieniała ustawę z 2023 roku, a ustawa z 2025 roku zmieniła obie naraz. System powstał wcześniej niż obowiązek. Ustawa z 29 października 2021 roku (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) uruchomiła Krajowy System e-Faktur 1 stycznia 2022 roku, a otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej wymagało wtedy akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2). Korzystanie było zatem dobrowolne po obu stronach.
Ustawa z 16 czerwca 2023 roku wprowadziła obowiązek i wyznaczyła go na 1 lipca 2024 roku, odraczając sankcje do 1 stycznia 2025 roku. Ustawa z 9 maja 2024 roku (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) nie ruszyła samego obowiązku z art. 106ga, ale zmieniła więcej niż same daty. Termin ogólny przesunęła na 1 lutego 2026 roku, a sankcje na 1 sierpnia 2026 roku. Zastąpiła przy tym całą treść art. 145l ust. 1, usuwając z przepisu epizodycznego kategorię podatników zwolnionych od podatku, uchyliła art. 1 pkt 35 ustawy poz. 1598 i przepisała limit wydatków budżetowych na lata 2026–2035. Ustawa z 5 sierpnia 2025 roku dołożyła podział na etapy i przeniosła sankcje na 1 stycznia 2027 roku.
Po tej ostatniej ustawie żadna kolejna nie ruszyła terminów wdrożenia. Wykaz aktów zmieniających ustawę z 16 czerwca 2023 roku, odczytany w API Europejskiego Identyfikatora Prawodawstwa Kancelarii Sejmu 18 września 2026 roku, zawiera dokładnie trzy pozycje: poz. 852 i poz. 1721 z 2024 roku oraz poz. 1203 z 2025 roku. Sama ustawa poz. 1203 nie ma wykazu aktów zmieniających wcale. Przeszukanie tekstów ogłoszonych wszystkich ustaw zmieniających ustawę o podatku od towarów i usług po tekście jednolitym z czerwca 2025 roku, wykonane trzynastoma wzorcami, daje poza poz. 1203 zero trafień na słowach „ustrukturyzowan” i „e-Faktur”. Ten sam przebieg na ustawie poz. 1598 znajduje te słowa odpowiednio 50 i 87 razy, więc zero jest stanem dokumentów, nie narzędzia.
Najnowszy tekst jednolity ustawy o podatku od towarów i usług ogłoszono 16 czerwca 2025 roku (Dz. U. z 2025 r. poz. 775). Przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur są w nim obecne, ale w brzmieniu sprzed ustawy z 5 sierpnia 2025 roku. Tamtejszy art. 145l wyznacza okres do 31 lipca 2026 roku i nie zna progu 200 000 000 zł, art. 145m dotyczy ujmowania faktur w ewidencji, a art. 145n nie występuje w nim wcale. Pomiar wykonano na tekście ogłoszonym poz. 775, 228 stron, 18 września 2026 roku. Brzmienia przytaczane wyżej pochodzą więc z tekstów ogłoszonych ustaw zmieniających, nie z tekstu ujednoliconego.
Kogo obowiązek nie obejmuje
Katalog wyłączeń mieści się w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT i liczy sześć pozycji. Obowiązek nie dotyczy faktur wystawianych przez podatnika bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, przez podatnika bez siedziby w kraju, którego stałe miejsce działalności nie uczestniczy w danej dostawie lub usłudze, przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych z działu XII rozdziałów 7, 7a i 9, jeżeli faktury te dokumentują czynności rozliczane w tych procedurach, a także faktur wystawianych na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Piąta pozycja odsyła do rozporządzenia, szóstą dodała ustawa z 8 listopada 2024 roku (Dz. U. z 2024 r. poz. 1721). Wyłączyła ona podatnika korzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1, czyli unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorstw, przysługującego podmiotom z siedzibą działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim. Przepis stawia trzy warunki łącznie. Roczny obrót na terytorium Unii nie przekroczył 100 000 euro ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym; wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty z art. 113 ust. 1; podatnik nie dokonuje w kraju czynności wymienionych w art. 113 ust. 13. Samo zwolnienie wymaga ponadto powiadomienia państwa siedziby i uzyskania numeru identyfikacyjnego EX (art. 113a ust. 2), stan na 18 września 2026 roku. W przypadkach objętych wyłączeniem wystawia się faktury elektroniczne lub papierowe, a przy trzech z nich ustawa pozwala mimo braku obowiązku wystawić fakturę ustrukturyzowaną.
Osobny katalog zawiera rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 roku (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740), obowiązujące od 1 lutego 2026 roku. Wymienia sześć przypadków: przejazd autostradą płatną; przewóz osób udokumentowany biletem jednorazowym; usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego objęte opłatami trasowymi, fakturowane miesięcznie przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej; część usług zwolnionych z podatku; a także dwie odmiany samofakturowania, w których nabywca albo dostawca nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej.
Odroczenia, które biegną do końca 2026 roku
Do 31 grudnia 2026 roku działają trzy odrębne odroczenia, każde z innym kryterium. Pierwsze wynika z art. 145m ustawy o VAT. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury elektroniczne lub papierowe wolno wystawiać, jeżeli wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Kryterium dotyczy zatem miesięcznej wartości dokumentów, nie cechy podatnika, a prawo to ustaje począwszy od faktury, którą próg przekroczono.
Drugie odroczenie opisuje art. 145n. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku dopuszczone są faktury elektroniczne i papierowe wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury. Trzecie leży w rozporządzeniu z 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815). Do 31 grudnia 2026 roku do uwierzytelnienia może służyć ciąg znaków alfanumerycznych ze starego rozporządzenia z 2021 roku, przy czym takie uwierzytelnienie wyklucza wytworzenie certyfikatu KSeF.
Dwa pierwsze terminy pochodzą z ustawy i do 18 września 2026 roku nie zostały zmienione. Rozporządzenie z 12 grudnia 2025 roku zmieniono raz, 13 lutego 2026 roku, lecz zmiana dotyczyła innego okresu przejściowego, opisanego w ostatniej sekcji.
Co zaczyna obowiązywać 1 stycznia 2027 roku
Na ten dzień przesunięto trzy grupy przepisów, stan na 18 września 2026 roku. Pierwsza to sankcje z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT, pierwotnie przewidziane na 1 stycznia 2025 roku, potem na 1 sierpnia 2026 roku. Termin 1 stycznia 2027 roku nadała im ustawa z 5 sierpnia 2025 roku, zmieniając art. 23 pkt 4 ustawy poz. 1598. Odroczenie obejmuje jednostki redakcyjne wymienione w tym przepisie, a nie cały art. 106ni; jego ust. 4, wyłączający wszczynanie postępowań karnych skarbowych przy części uchybień, w wykazie odroczonych przepisów nie figuruje. Druga pozycja wymieniona w tym samym art. 23 pkt 4 to art. 1 pkt 30 ustawy poz. 1598, czyli nowe brzmienie wprowadzenia do wyliczenia w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, dotyczące obowiązku wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego.
Trzecia to obowiązek z art. 108g w brzmieniu nadanym ustawą poz. 1203. Nabywca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną albo za fakturę z art. 106nda ust. 1 lub art. 106nh ust. 1, ma podawać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikator zbiorczy nadany przez ten system. Dotyczy to zapłaty poleceniem przelewu lub innym instrumentem płatniczym pozwalającym podać tytuł transferu środków pieniężnych. Przy poleceniu zapłaty ten sam obowiązek spoczywa na wystawcy faktury (art. 108g ust. 2). Numer trafia zatem do tytułu transferu środków pieniężnych, a nie do pól opisujących numer rachunku bankowego. Art. 17 ustawy poz. 1598, w brzmieniu nadanym ustawą poz. 1203, wiąże ten obowiązek z płatnościami dokonanymi od 1 stycznia 2027 roku. Ten sam przepis wymienia obok art. 108g także art. 108a, czyli numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną w komunikacie przelewu przy mechanizmie podzielonej płatności.
Terminy techniczne, które już minęły
Część harmonogramu dotyczy czynności przygotowawczych, a jej terminy upłynęły wcześniej. Certyfikat KSeF, służący potwierdzeniu tożsamości wystawcy, podatnicy mogą pobierać od 1 listopada 2025 roku (art. 17b). Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem podatnicy mogą składać od 1 stycznia 2026 roku (art. 17a), a faktury VAT RR, dokumentujące nabycie produktów rolnych, można wystawiać w systemie od 1 kwietnia 2026 roku (art. 17c). Wszystkie trzy przepisy dodała ustawa z 5 sierpnia 2025 roku.
Zmienił się także jeden termin techniczny już w trakcie wdrożenia. Rozporządzenie z 13 lutego 2026 roku (Dz. U. z 2026 r. poz. 169) skróciło okres, w którym do uwierzytelnienia mógł służyć podpis zaufany według dawnych zasad, z 31 marca 2026 roku do 13 lutego 2026 roku. Równocześnie przesunęło wejście w życie przepisu o środku identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego z 1 kwietnia 2026 roku na 14 lutego 2026 roku.
Samo rozporządzenie z 12 grudnia 2025 roku wymienia cztery sposoby uwierzytelnienia w systemie: środek identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego, dane weryfikowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dane weryfikowane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz certyfikat KSeF, ważny nie dłużej niż dwa lata od daty wytworzenia albo od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania.
Źródła: ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) – art. 106na ust. 2 i art. 8; ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) – art. 106ga, art. 17 i art. 23; ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) – art. 1 pkt 6; ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 1721) – art. 1 pkt 15 i art. 5 pkt 2; ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) – art. 2 pkt 1 lit. k i o, pkt 3–5 oraz art. 3; obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775) – art. 145l i art. 145m w brzmieniu sprzed nowelizacji, przywołane wyłącznie dla porównania; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740) – § 2 i § 4; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815) – § 6 i § 13; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 13 lutego 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2026 r. poz. 169) – § 1. Teksty ogłoszone i wykazy nowelizacji za API Europejskiego Identyfikatora Prawodawstwa Kancelarii Sejmu, https://api.sejm.gov.pl/eli. Wszystkie źródła odczytane 18 września 2026 roku.